Votre commune est-elle à la traîne dans les services digitalisés offerts à vos habitants ?
« Encore il y a quelques jours, je suis allé rendre visite à une commune qui gère aujourd’hui encore le 90% de ces processus via papier et feuilles Excel. Les employés passent beaucoup de temps à rechercher des documents et la commune n’a que très peu de contrôle sur l’accès et la sécurité des documents.
Un autre exemple typique est la mise à disposition de services en ligne (annonce déménagement, demande attestation, commande macaron, réservation de salles, etc.) sur le site web de la commune. Beaucoup de communes proposent un accès web mais en réalité ceci est uniquement un formulaire à remplir ou l’envoi d’un mail à la commune qui reçoit souvent la demande avec des informations incomplètes. Le citoyen s’attend qu’il va recevoir dans les minutes qui suivent son document mais ceci va prendre plusieurs jours avant qu’il soit averti par la commune qu’il peut passer au guichet payer et recevoir son document. Une frustration pour le citoyen et pour la commune de la double saisie et des recherches d’informations sans valeur ajoutée. »
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De nos jours, peu de communes utilisent la technologie numérique pour se rapprocher de leurs citoyens, leur donner des renseignements et les associer à la vie de leur ville. Beaucoup considèrent Internet comme un outil laborieux et peu pratique à gérer. Cependant, une transformation numérique des communes est essentielle compte tenu de l’évolution actuelle.
La communication numérique est définie comme étant un moyen d’information utilisant le support numérique. D’une façon générale, cela inclut les démarches et actions de communication à mettre en œuvre sur le web (site web), newsletters (mail), les réseaux sociaux (LinkedIn, Twitter, Instagram etc…) et les appareils mobiles (apps, SMS). Cette forme de coopération est étroitement liée à des évolutions technologiques. Par conséquent, elle est en constante évolution et requiert une extrême acuité. Quant aux citoyens, ils sont de plus en plus exigeants, de plus en plus avertis : les attentes sont grandes dans la population ! Les administrations ont donc à cœur de communiquer sur leur travail, leurs projets et leurs réalisations. Mais la communication est une tâche complexe qui nécessite avant tout une bonne maîtrise des outils, et une bonne stratégie. Il faut bien comprendre le fonctionnement des différents moyens de communication
Les collectivités et les communautés de communes non digitalisées expriment fréquemment leur souhait de ne pas migrer vers le virtuel pour privilégier le plus souvent le contact humain. Cependant, Internet est désormais le support privilégié (surtout avec l’après COVID) pour atteindre une plus grande partie de la population et en particulier les jeunes qui n’ont plus le réflexe de se tourner vers les journaux locaux pour s’informer sur leurs communes.
Il est important de rappeler que les seniors sont au rendez-vous, en effet leur présence affiche aujourd’hui une croissance sans précédent.
Votre site internet reste sans aucun doute la plateforme numérique de base pour informer vos citoyens et promouvoir votre commune. Mais pour remplir à bien cette mission et fournir un service de qualité à la population, il doit notamment être intuitif, optimisé pour les appareils mobiles et offrir des services en lignes.
Les processus doivent être entièrement digitalisés pour exploiter pleinement leur efficacité allant du guichet virtuel directement interfacé avec une solution de gestion communale en passant par la GED.
Vous avez des questions sur des exemples de services digitalisés dans les communes, nous sommes à votre disposition pour échanger avec vous.
Encore mieux, vous avez des idées, des demandes de processus digitalisés, faites-nous vos commentaires.