LA GED : définition
La GED (gestion électronique des documents) est un système capable de permettre l’intervention de moyens électroniques pour prendre en charge la gestion des documents, à savoir les opérations et actions destinées à traiter et à exploiter les documents, par exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le classement, l’indexation, l’archivage, Etc. Techniquement elle est capable d’acquérir des documents suite à leur numérisation par scanner muni d’un OCR (Reconnaissance optique des caractères) .
LE CLASSEMENT
La GED est capable de déployer l’arborescence de classement sur plusieurs niveaux, sachant que la profondeur des niveaux de classement peut être variable et que la structure hiérarchique doit être figée de manière qu’elle ne puisse pas être modifiée par l’utilisateur mais seulement par le responsable du plan de classement. L’utilisateur n’a que le droit de créer des dossiers, des documents et données.
LE PLAN DE CLASSEMENT ET DE GESTION
La notion de dossier implique que chaque affaire ait un début et une fin. Les dossiers d’affaire obéissent à un cycle de vie qui se décline en trois phases. La phase active comprend la période de constitution du dossier, du début à la fin. La phase passive comprend l’intervalle entre la clôture du dossier et le sort final. La phase définitive concerne les dossiers conservés pour les archives historiques.
LES ACCÈS ET LA PROTECTION DES DONNÉES
L’accès aux dossiers requiert une hiérarchie des autorisations d’accès. Tout le monde n’a pas accès à tout, les activités de chaque utilisateur pourront être tracées grâce à son profil.
PARTAGE DES DOSSIERS
Outil collaboratif par essence, la GED permet de partager des dossiers et des documents via l’envoi de liens au sein de la communauté de ses usagers. Ce partage de liens internes évite de stocker la même information dans des dossiers différents.
MOTEUR DE RECHERCHE
Outre une navigation aisée dans le plan de classement, la GED est équipée d’un moteur de recherche performant. Celui-ci propose plusieurs modèles de recherche portant sur le contenu des documents ou sur les métadonnées. Le tri dans les résultats de recherche peut être opéré facilement au moyen de filtres qui permettent l’affichage des seules données pertinentes.
INTERFAÇAGE AVEC LES APPLICATIONS MÉTIER ET REPRISE DES DONNES
La GED Urbanus s’intègre avec la suite bureautique Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook).
POURQUOI METTRE EN PLACE LA GED ?
Il y a plusieurs avantages à opter pour une solution de GED.
Parmi les atouts de la GED URBANUS, on peut donc citer :
- Une disponibilité immédiate des fichiers
- Intègre le plan de classement cantonale, le plan de conservation cantonale et le plan d’archivage de la commune
- Répond aux normes des protections des données (LPD)
- Une réduction des coûts liée à l’économie d’encre, de papier, etc.
- Un processus efficace
- Un partage facilité des fichiers
- Une base de données commune à toute l’organisation
- Un meilleur contrôle de l’accès aux informations et donc de la confidentialité
- Une limitation de la perte de données
- Un gain de temps grâce à un outil de recherche perfectionné